FIBU-Buchungsbeleg für Nicht-Buchhalter

Die Schnittstelle von der Payroll zur Finanzbuchhaltung ist für viele Lohnspezialisten ein rotes Tuch. Dieser Artikel schafft Abhilfe schaffen.

Lohnarten als zentrale Bausteine

Die Lohnarten sind nebst den Personalstammdaten die wichtigsten Bausteine der Lohnbuchhaltung. Jeder Betrag, egal ob auf Seite Arbeitnehmer oder Arbeitgeber, ist in einer Lohnart enthalten.

Diese Aufwände und allenfalls Erträge, Verbindlichkeiten (gegenüber Mitarbeiter, Versicherungen, Quellensteueramt etc.) sowie Guthaben (z.B. Rückforderung Kinderzulagen von Familienausgleichskasse) müssen am Schluss des Lohnlaufs in die Finanzbuchhaltung verbucht werden.

In Abbildung 1 sind die Lohnarten in Gruppen unterteilt. Im Gegensatz zur der Aufstellung in der Lohnabrechnung oder in der Lohnartenauswertung («Kumulativjournal») gruppieren wir hier nach gleichartigen Fibu-Verbuchungstypen.

Eine erste Aufteilung erfolgt, in dem wir die «in Auszahlungsbetrag an Arbeitnehmer (AN) enthalten» von den reinen Arbeitgeber (AG) kosten trennen. (Gruppen 1–7 = AN-Kosten vs. Gruppen 8–9 = AG-Kosten)

Erklärung Fibu Grundlagen

Zentral in der Finanzbuchhaltung ist der Kontenplan. Dieser kann in jeder Firma anders aussehen. Wichtig ist, dass Sie einen Kontenplan Ihrer Firma vorliegen haben, indem bei jedem Konto steht, ob es ein Aktiv-, Passiv-, Aufwand- oder Ertragskonto ist.

Aktivkonto: Dies sind Vermögenswerte der Firma, z.B. Bankguthaben oder gewährtes Darlehen an Mitarbeiter

  • Erhöhung Vermögen: Konto im SOLL
  • Verminderung Vermögen: Konto im HABEN

Passivkonto: Dies sind die Verbindlichkeiten der Firma, z.B. Schuld gegenüber Ausgleichskasse, Quellensteueramt oder Rückstellung 13. Monatslohn (entspricht einer Schuld gegenüber Mitarbeitern)

  • Erhöhung Verbindlichkeit: Konto im HABEN
  • Verminderung Verbindlichkeit: Konto im SOLL

Aufwandkonto: Hier ist vor allem der Personalaufwand gemeint, d.h. Löhne, Spesen, etc.

  • Erhöhung Aufwand: Konto im SOLL
  • Verminderung Aufwand: Konto im HABEN

Ertragskonto: Selten in der Lohnbuchhaltung, kann es aber geben. (z.B. Darlehenszins für gewährtes Mitarbeiterdarlehen, der Mitarbeiter vom Lohn abgezogen wird)

  • Erhöhung Ertrag: Konto im HABEN
  • Verminderung Ertrag: Konto im SOLL

Kontierung der Lohnarten

Jede Lohnart (ausser Hilfslohnarten) muss kontiert werden. Es braucht immer ein Konto im SOLL (linke Seite) und ein Konto im HABEN (rechte Seite).
Die Buchhaltungslogik ist in Abbildung 1 für jeden Fibuverbuchungstypen erklärt.

Spezialitäten

Abbildung 1
A) Bei Versicherungsleistungen mit 100% Lohnfortzahlung (3a und 3b) bekommt der Mitarbeiter mehr Nettolohn, da EO-, Kranken- und Unfalltaggeld nicht pfl ichtig (EO für AHV schon) für Sozialversicherungen sind. Dafür wird oft mittels Lohnart «Nettolohnausgleich» die Differenz abgezogen, damit Mitarbeiter nicht mehr bekommt als bei Anwesenheit. Kontierung für Nettolohnausgleich ist wie Lohnminderung, d.h. «1091 Lohndurchlaufkonto» im SOLL und «5200 Löhne» im HABEN.

B) Die Lohnart 4210 ist ein effektiver Abzug. Hat der Mitarbeiter einen Geschäftswagen ohne effektiven Abzug, so müssen die Aufrechnung (Lohnart «Privatanteil Geschäftswagen»; wichtig für Lohnausweis und AHVBasis) für die Privatbenutzung und der Abzug (Lohnart «Korrektur Privatanteil») dieser beiden Lohnarten nicht kontiert werden, da diese sich ausgleichen. (Hilfslohnarten)

Buchungsbeleg: In Abbildung 2 werden 2 Varianten des Buchungsbelegs für die Finanzbuchhaltung beschrieben. In der Praxis gibt es bezüglich Buchungsbelege noch einige Mischformen, je nach ERP-System und Anforderungen. Oft müssen noch zusätzliche Spalten wie MWSTCode (z.B. bei Spesen nach Belegen) oder Währungscode mitgeliefert werden.

Zusammenfassung

Man muss kein Buchhalter sein, um die Fibu- Kontozuordnung und den Buchungsbeleg zu verstehen. Wichtig ist, dass man das Verständnis über jede Lohnart hat, was diese genau berechnet und warum es diese gibt. Ist es ein Aufwand kostet die Firma), ist es eine Verrechnung (z.B. Geld kommt von Versicherung zurück) oder sogar ein Ertrag (z.B. Zinsertrag auf Mitarbeiterdarlehen).

FIBU-Buchungsbeleg: Abbildung 1

FIBU-Buchungsbeleg: Abbildung 2

 

 

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